Облачные технологии: затраты или экономия на ошибках?

Пока мир привыкал к облачным технологиям для передачи фотографий, видео и других файлов, облака пришли в торговлю. Согласно поправкам в ФЗ-54 от 2017 года больше необходимости хранить годами бумажную документацию.

Эта поправка вводит онлайн-кассы. По прогнозам, к концу года к облачным технологиям в торговле подключится не менее полумиллиона предпринимателей. Новая поправка подразумевает свои плюсы и минусы. Чтобы разобраться, обратим внимание, что нужно сделать для перехода.

  1. Купить новый кассовый аппарат. Новый аппарат должен уметь взаимодействовать с фискальным накопителем, иметь выход в интернет, распечатывать QR-код и ссылки, подавать данные оператору фискальных данных. Кассы до 7 лет дешевле модернизировать, старше 7 – заменить новой.
  2. Выбрать оператора фискальных данных (ОФД) и заключить с ним договор. Проверить лицензию ОФД можно на сайте ФНС – nalog.ru.
  3. Провести в торговую точку интернет-подключение. Как только касса будет готова к использованию, он понадобится, поэтому важно позаботиться заблаговременно.
  4. Зарегистрировать новый кассовый аппарат.

Регистрацию можно провести привычным методом – отстояв общую очередь и предоставив свой кассовый аппарат с фискальным накопителем. Второй вариант – завести личный кабинет на сайте налоговой службы и получить регистрационный номер удалённо. В этом случае потребуется электронная подпись, но она пригодится неоднократно в будущем.

  1. Установить программное обеспечение на кассовый аппарат. Лучше проконсультироваться, какое именно ПО лучше подходит к приобретённому оборудованию, иначе доработка и настройка программы потребует времени.
  2. Снять с учёта старый кассовый аппарат.
  • подать заявление в ФНС;
  • забрать документы – ожидание составляет до 5 рабочих дней, в зависимости от загруженности налоговой службы.

Таким образом, переход на новую систему потребует однократного вложения на приобретение или модернизацию ККТ и постоянных затрат на ПО и работу контрагентов. Кроме денежных затрат, бюрократические операции и обучение персонала займут время.

С другой стороны, предприниматель получает все преимущества облачных технологий. Благодаря нововведениям появляются дополнительные инструменты аналитики и контроля наемных сотрудников. ПО, используемые для новых кассовых аппаратов дешевле и проще в использовании проще, чем специализированные бухгалтерские программы, но выполняют те же функции, дополнительно отправляя  данные в налоговую службу.

В итоге использование новых технологий хоть и потребует инвестиций, но вместе с тем поможет избежать дорогих ошибок в процессах, которые прежде зависели от человеческого фактора.